采购项目内容
一、项目概况：
中国华东进出口商品交易会（简称“华交会”），是由中华人民共和国支持，上海、江苏、浙江、安徽、福建、江西、山东、南京、宁波9省市联合，每年在上海举行，是中国规模最大、客商最多、辐射面最广、成交额最高的区域性国际经贸盛会。（简称“”），每年春秋两季在举办，是中国目前历史最长、层次最高、规模最大、商品种类最全、到会客商最多、成交效果最好的综合性国际贸易盛会。而对展会的前期（协助展位申报、分配，证件申请、办理等）、筹展期（领取参展证、工作证、住宿安排、展会资料准备等）、开展期（现场巡馆、交易团的安保、展位纠纷处理、信息统计等）、展后期（总结分析、费用结算、办证统计、成交额汇总、违规展位汇总等）需要由专业的会展企业机构提供统畴服务。
二、服务期限：
2023年度，即年度内成交供应商提供一次华交会、两次广交会展会服务。一年合同期满根据成交供应商的履约情况双方可协商续签合同，但最多续签2次，每次1年。
三、展位服务数量：
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序号
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服务内容
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预计展位数量
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1
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展会服务
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1800个（其中：华交会约100个展位，春秋两季广交会1700个展位）
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四、每期展会成交供应商的主要工作内容（包括但不限于以下内容，成交供应商必须根据每期展会实际情况及时提供必要的服务）：
（一）准备期
1.转发省团的相关文件，完成省团下达的各项工作要求；
2.做好省团与各县市区商务局之间的沟通工作；
3.完成各项展会准备工作：展位申报、分配，证件申请、办理；
4.展位费、住宿费的代收代缴工作；
5.参展企业和团部工作人员的订房、订车工作；
（二）筹展期
1.统一安排入住酒店领取参展企业住宿房间；
2.省团领取参展证及工作证；
3.安排团部工作人员住宿；
4.向参展企业展位负责人发送筹展期需注意事项等短信息；
5.向省团领取展会期间所需分发资料等；
6.安排随团企业住宿；
7.申报、发放参展商证，办理筹展证、车证、换证及收费工作；
8.领取临时证及补办的参展商证；
9.做好筹展期团部值班工作；
10.帮助参展企业解决与展会相关的问题；
11.巡馆：监督所属企业的装修及按时布展工作；
12.召开线上广交会筹备工作会议；
13.全覆盖组织参展企业参加直播培训；
14.按时上传展品做好审核把关工作；
15.通知企业按时填报展位责任人；
16.做好质检核查把关工作；
17.推荐符合条件的参展企业参与各类论坛、网上签约、新品发布等配套活动；
18.做好各项省团布置的其他工作。
（三）开展期
1.现场或巡馆，确保参展企业合理使用展位；
2.交易团的安全保卫、公共卫生、保密工作；
3.协助做好处理展位纠纷、倒卖、突发和违纪事件；
4.协助做好侵犯知识产权、贸易纠纷的处理工作；
5.做好出口成交统计、问卷调查和相关成交分析工作；
6.信息报送，工作总结；
7.领取临时证及补办的参展商证；
8.完成和落实省团临时性工作，例如企业座谈会等；
9.展会相关其他后勤工作：发放放行条等；
（四）展后期
1.展会结束后企业、团部各项费用的结算等清缴工作；
2.违规展位的汇总；
3.每期成交额的汇总；
4.每期的总结、分析汇总；
5.每期证件的统计汇总；
6.局领导交办的其他工作。
五、展会应用软件管理：
成交供应商按照展会要求配备“华度”会展管理软件，并负责软件的日常管理、维护，保证展会期间软件的正常使用。
六、提供的服务时间：
成交供应商必须根据每期展览会进程安排，及时、保质、保量完成上述服务项目。
七、服务人员要求：
成交供应商需提供本次合作项目与采购人的固定联系人员，服务期内常驻采购单位，接受采购单位的工作安排；筹展期、开展期需安排固定工作人员，主要负责展会期间的各项工作，向采购单位汇报会展服务相关进展情况。
八、商务要求：
（一）合同签订：
成交供应商在成交通知书发出后20日内尽快与采购人签订采购合同。
（二）付款方式：
签订合同后30个工作日内支付合同款项的60%；下半年如确定线上展，项目完成并无遗留问题后支付至合同款项的90%（余款10%不再支付），如确定线下展，项目完成并无遗留问题后支付至合同款项的100%。成交供应商随付款进度提供增值税发票。
九、其他要求：
签订合同后，根据各届展会实际情况，采购人需要对成交供应商提供的展会服务内容作适当调整的，双方可另行商议或签署补充说明作为合同的附件。
