杭州市临平区人民法院档案扫描加工服务项目-k8凯发天生赢家

采购需求

一、项目背景

1.1随着互联网技术和信息技术的快速发展，诉讼档案数字化成为时代发展的必然要求。为加强杭州市临平区人民法院的案卷档案数字化建设工作，为审判人员和其他诉讼参与人提供高效便捷的档案查阅使用服务，现计划将本院历史案卷中的公安卷，以及在案件受理时接收的纸质材料、案件审理过程中形成的纸质材料进行扫描加工，并导入浙江省高级人民法院统一开发的办案办公业务管理系统。

1.2采购需求表：

项目		工作描述	数量估算	最高限价	备注
杭州市临平区人民法院档案扫描加工服务项目	历史公安案卷	对历史公安卷扫描加工服务，并引入法院案卷档案管理系统；	2014年至2017年的公安卷档案约15000册，约137.66万页。	最高限价440500元，单价不高于0.3 2元/页；	中标单位提供项目所需设备（不限于高速扫描仪、平板扫描仪、三孔电动档案装订机、电脑等设备。项目完成后资料硬盘交给法院保管）
		档案辅助工作：档案打印、整理上架、倒架、借调卷服务。		最高限价259500元，单价不高于17.3元/册；	整体工作配备人员应不少于4人，中标单位提供封皮打印机设备。
	新增诉讼档案电子卷宗随案扫描，归档案卷补充材料扫描	提供电子随案的实时扫描加工服务，并引入法院办案办公系统；	约14500件	最高限价200000.00元，单价不高于13.79元/件	整体工作配备人员应不少于3人，中标单位提供服务所需设备，当天的案卷材料必须当天完成扫描加工并引入法院办案办公系统。

1.2.1公安卷扫描服务：档案接收、档案拆分、档案扫描、影像预处理、著录索引、档案质检、装卷盖章等流程。扫描精度不低于300dpi，质量抽检的合格率达到95%以上。

1.2.2档案辅助工作：包括档案装订、封面打印、整理归档、档案上架、档案倒架借调卷等工作。

1.2.3随案扫描服务：包括立案材料的接收登记、诉讼材料扫描、零星编目、材料挂接移送等工作。

1.2.4随案扫描服务时效：书记员送交的纸质材料，当天4点分之前的当日内完成数字化处理并上传电子卷宗管理系统；4点之后的次日9点30分前完成数字化处理并上传电子卷宗管理系统。

1.2.5扫描加工服务实施过程中需要的设备及配套软件，由投标供应商自行提供。

二、项目总体要求

1、中标供应商在采购人单位实施各项工作。

2、采购人免费提供装订线、粘贴纸、档案封面（其他设施中标供应商自备）。

3、采购人不提供档案扫描所需的任何相应设备和数字化加工软件，所有扫描加工的硬件、软件设备均由中标供应商提供。

4、供应商拟安排的工作人员资历和人数应保证本项目工作的顺利进行，并在投标文件中明确项目负责人及相关人员信息。项目负责人不得随意更换，若确需更换须征得采购人同意。

5、要求中标供应商配有档案扫描工作流程管理系统，加强全过程管理。

6、严格遵守《保密守则》及采购人的有关规定，中标供应商应与采购人签订保密协议。档案扫描工作必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。

7、人员进场后未经采购人单位同意不得擅自撤离。

三、服务质量要求

1、总则

严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。

2、电子卷宗材料的收集方式和要求

电子卷宗制作实行分段管理，随案同步录入，系统自动生成，卷宗直接归档。

随案同步电子化材料扫描范围：从受理到结案过程中所有应入卷的材料，包括未留存于纸质卷宗的程序性材料。

1）立案阶段。案件立案阶段的电子卷宗由诉讼服务中心档案窗口专职人员对案件材料进行统一扫描，并引入办案业务系统；立案人员对电子卷宗质量和完整性负责，案件受理庭室在接收案件时如发现电子卷宗材料质量和完整性不合要求的应予退回。

2）审理阶段。案件流转至业务庭室后，在案件审理过程中至报结前，对随案产生的纸质材料进行扫描，并编目对应引入办案业务系统。转交至随案扫描人员集中扫描的，需做好材料交接登记（需提交目录及各条目需扫描的页数、系原件或复印件等信息），完成后通知办案人员领取纸质卷宗材料，并做好签收登记。一般需当天完成。

3）归档阶段。档案室在接收归档案卷时，由随案扫描人员核对电子卷宗与纸质卷宗，比对页数、目录、相对应的内容等，符合形式要求的，予以装订封皮归档；不符合要求的，予以退回。

4）归档后阶段。归档后收集到的材料，如送达回证、发票等，由档案室指定扫描人员补扫并引入系统。

3、数字化加工质量要求

3.1拆卷流程

拆卷是指将档案拆线，形成散页，便于扫描的过程。该过程相关要求如下：

3.1.1检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确。拆卷时应注意保护档案不受损害。

3.1.2将案卷内页逐一分开，对特殊页（如双面有页码，需做合页）做出标识提醒扫描人员注意。

3.1.3注明每卷案卷（包括正副卷）的页数及其他的特殊情况。

3.2扫描流程

扫描是指对档案散页进行快速扫描，形成影像文件的过程。该过程相关要求如下：

3.2.1根据数据交换规则设置扫描影像的输出存放位置。

3.2.2对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或是扫描方法进行扫描。

3.2.3将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清晰度。

3.2.4区分同一案卷中的扫描件和非扫描件，其中普发性文件区分的原则是：无关的、重份的文件要剔除，有正式件的文件不扫描原稿，附着在文件上的处理单等小纸片需扫描。诉讼档案案卷中的内容均需扫描。

3.2.5页面为黑白两色，且字迹清晰，不带插图的档案，通常采用黑白二值模式扫描；页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，采用灰度模式扫描；页面中有红头、印章或插有黑白、彩色照片及彩色插图的档案，尽量采用全彩模式进行扫描。

3.2.6在保证影像质量的前提下，以尽量减小存储容量为准则。

3.2.7采用不低于300dpi的分辨率进行扫描，扫描形成文件以tiff格式存储（影像保持原有文件格式，不作任何格式处理）。

3.2.8用每份文件对应的唯一档号来命名其扫描形成的影像文件。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对影像文件命名。

3.3影像处理流程

影像处理是指对扫描的影像文件进行修整，提高扫描文件的质量的过程。该过程相关要求如下：

3.3.1处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

3.3.2对影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框及黑边等应进行去污处理。

3.3.3对案卷中未编码的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。

3.3.4扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

3.3.5对出现倾斜的图像进行纠偏处理，要求倾斜度小于1度（以标题所在水平线为准）。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

3.3.6扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与原件完全对应，不得出现内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

3.3.7采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以缩小图像文件的容量。

3.3.8扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使档案原件存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也应保证扫描图像可读。

3.4索引流程

索引是指根据案卷卷皮信息和案卷内容，对所扫描的影像文件建立索引的过程。该流程相关要求如下：

3.4.1索引对应的“卷面信息”、“卷内目录”、“备考表”等相关信息，建立档案目录数据库。

3.4.2检查全案卷有否缺页，少页，无法看清楚的影像，如有必须通知扫描人员重新扫描，确保全案卷的页数和案卷目录信息完全一致。

3.4.3如发现原目录有少编、错编现象，就按实际页码编写卷内目录，以卷内目录的页码内容和电子影像页码内容一致为标准，并登记在册备查。

3.4.4索引必须针对同一影像包，形成两份索引文件，以便在数据交换时进行索引比对，保证数据索引的正确性。

3.4.5 将索引完成的案卷上传至法院档案信息管理系统。

3.5质检流程

质检是指对建立索引的影像文件进行全面统一检查，确保质量的过程。该过程相关要求如下：

3.5.1检查电子影像的页数与原始案卷是否一致。

3.5.2检查索引人员录入的“卷面信息”、“卷内目录”、“备考表”是否正确。

3.5.3检查电子影像是否清晰。

3.5.4检查目录与对应影像的挂接是否正确。

3.6装订流程

装订是指将扫描加工完成质检的案卷重新装订，并加盖电子化印章的过程。该过程相关要求如下：

3.6.1对已完成扫描、索引、质检工序的案卷进行重新装订。

3.6.2重新装订的案卷，必须检查案卷内的页数是否完整，有无顺序混乱，正反颠倒等现象，并加以整理。

3.6.3按原装订的孔重新将案卷装订，以左边和下边对齐为标准。

3.6.4对重新装订的案卷粘上封条并盖章。

3.6.5装订材料应满足档案长期保管的需要。

3.6.6案卷装订后应使用有数字化处理标识的封条加封。

4、电子卷宗同步生成加工流程要求

流程方案需详细完备，具由科学性、严谨性、安全性、规范性。涉及有审判材料收录清点、目录建库、卷宗扫描、图像处理、图像质检、数据分类挂接、数据上传、归档材料装订等工作。

4.1审判材料收录清点

项目管理人员逐页清点并登记书记员送来的立案材料，同时做好系统录入和记录表交接。

4.2二维码生成

对每份送来的材料进行整理，生成二维码处理方便使用。

4.3卷宗扫描

（1）扫描方式

根据卷宗幅面大小和纸张状况，选择高速扫描仪或平板扫描仪。其中大幅面卷宗可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

（2）扫描质量要求：

①扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整。

②卷宗扫描时不可折角、遮字，不得有非卷宗的杂物，如头发、纸屑等。

③扫描后的影像做到清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。

④扫描模式

采用彩色模式进行扫描。扫描分辨率彩色300dpi格式。图像文件格式随案扫描的相关要求进行保存。

（3）文件目录结构和命名方式：

材料接收后，分类建立文件夹，在案号文件夹内再根据材料分类建立子文件夹，每个材料子文件夹内存放扫描文件。

4.4图像处理

应对扫描后的图像根据实际情况进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。图像偏度不得大于1度，原件倾斜不用处理。图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。

（1）纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。

（2）裁边处理

 采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除图像外多余白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

4.5图像质检

按卷宗扫描的质量要求对扫描生成的图像文件逐页进行检查，发现漏扫的要及时补扫，对不符合质量要求的图像，需重新扫描后进行替换。

4.6数据分类挂接

针对于不同的卷宗文件类别，将文件扫描挂接进相对应的案号目录下，确保每个卷宗材料均归属于正确的案号下。

4.7数据上传

将确认无误后的电子卷宗数据分类上传至法院系统，确保卷宗能够即时、有效的呈现给办案人及当事人。

4.8影像卷与实体卷的交接

随案人员需将上传完毕后的材料跟实体归档的材料进行质检、比对，准确无误后归还给法院相关档案人员，入库。

四、验收要求及验收细则

（一）验收要求

1、验收包括对电子档案及档案原件两者的验收。

2、必须制定严格的质量控制方案，对加工的数据进行自检，自检达标的数据才能递交杭州市临平区人民法院验收。

3、档案原件验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，需要重新调整。

4、完成所有数字化扫描加工任务一个月后，由双方共同进行验收，验收通过以双方签署项目验收单为准。

（二）验收细则：

1、影像、字迹清晰、无错扫、无漏扫、顺序正确。

2、a3以下文档：全文字：300dpi全彩，tiff格式，倾斜不超过±2度。

3、尽量保持纸质档案影像与原件的一致性和原样性。

4、影像文件一律文字正面朝上。

5．遇到少量漏编页码时（有文件，无编号），将该页码与前页或后页合并成一张影像扫描。

五、考核要求

杭州市临平区人民法院对中标服务商服务质量进行客观评估，具体考核办法如下：

1.遵守廉政制度情况（10分）

与法院相关人员保持正常业务关系，按照有关法律法规和程序规定开展业务，严格执行项目廉政管理规定，不得以任何方式向法院人员或其他相关人员行贿、给予不当利益。

投标单位有违反前项义务行为的，本考核不得分，造成其他损失的，按照相关规定予以赔偿。

2.遵守管理制度情况（15分）

遵守法院工作纪律（包括作息、挂工作牌、办公、网络安全要求等纪律）、保密制度等，服从法院管理（7分）；

执行日常理性检查制度、巡检制度（5分）

公司内部有效管理和监督（3分）

临平区人民法院对人员的岗位考勤等情况进行随机抽查。

3.服务质量（45分）

全面履行合同规定的义务，扫描工作人员稳定性，不得随意更换人员（25分）

响应及时，问题处理及时（20分）

公司工作人员因服务质量问题被投诉3次以上并查证属实的，扣除该公司当月服务费的10%。

4.服务水平（30分）

运维人员素质、资质符合合同要求（7分）

能及时发现问题（10分）

技术文档及时齐全（3分）

运维记录及时齐全（10分）

5.责任事故

由于公司工作人员不尽责、操作不当等原因，造成系统运行故障的，视情况严重程度，扣除该公司当月服务费的10%，造成数据丢失、影响庭审等严重责任事故或者失泄密的，扣除全年服务费的10%-50%，后果特别严重的，扣除全年服务费，并提前终止服务合同。

考核时根据本章规定打分，考核最终得分在85分以上的，不扣款；75-84分的，扣考核期间合同金额的3%；65-74分的，扣考核期间合同金额的6%；64分以下的，扣考核期间合同金额的10%（造成重大责任事故的不受上述限制），以上分值均包括本数。

六、安全保密

1、签订并严格落实安全保密协议书，保证档案资料的安全保密性，做到绝对不外泄任何信息。

2、提供组成扫描加工服务中心的组织机构表（包括多少管理人员及多少操作人员等）。

3、所有进入加工场所的工作人员实行挂牌制度。杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

4、本项目制作的数字化产品的所有权归杭州市临平区人民法院所有，在未经其同意、授权的情况下，不得擅自将产品转让给第三方使用及用于样本展示，否则将承担一切经济和法律责任。

5、进行数据移交时，工作站上的数据必须在杭州市临平区人民法院工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管记录。

七、服务期

服务期：历史公安案卷、新增诉讼档案电子卷宗随案扫描，归档案卷补充材料扫描，服务期为自合同签订之日起一年，中标人应制定合理的项目进度计划及按期完成保证措施，确保招标项目保质保量按期完成。

八、验收要求

验收标准：最终成果应符合招标文件、投标单位承诺及有关规定的要求，档案电子化工作以档案数据导入杭州市临平区人民法院指定系统，并通过省高院验收为最终验收标准。

九、费用支付

合同签订后，费用按季度结算。按项目单价和实际扫描数量、操作人员考勤等计算。

十、其他事项

1、以上事项未尽事宜，根据《档案著录规则》（da/t18）、最高院《人民法院纸质档案数字化技术标准》、省高院《浙江法院电子卷宗随案同步生成及深度利用技术标准（试行）》、《电子诉讼档案著录规则》、浙江省人民高级法院的电子档案管理系统及其他相关行业标准的要求执行。

2、项目地点：杭州市临平区人民法院。